Circulaire concernant le remboursement des frais de déplacement des résidents
Interprétation
La présente annexe entre en vigueur le 1er juillet 2019 et demeure en vigueur jusqu’au renouvellement de l’entente collective.
En résumé, cette circulaire prévoit le paiement par l’établissement qui vous reçoit en stage des frais de transport, de logement et de subsistance pour les stages obligatoires effectués à plus de cinquante (50) kilomètres de votre port d’attache, c’est-à-dire l’établissement ou un GMF-U où la majorité de vos stages sont effectués.
Vous avez droit à :
- deux (2) déplacements par période de stage remboursés à raison de 0,440 $ par kilomètre pour vos frais de déplacement. Le covoiturage est également favorisé et le conducteur pourra bénéficier d’une indemnité additionnelle s’il a des passagers. Il est possible de prendre l’avion si le lieu de stage est à huit cent kilomètres (800 km) ou plus de votre port d’attache.
- Deux cent vingt-cinq dollars (225 $) pour vos frais de subsistance.
- Un logement en bon état fourni par l’établissement. Dans le cas où aucun logement n’est fourni ou disponible via l’établissement, vous devez valider si un logement est offert et disponible auprès de la Fédération ou d’une association affiliée à l’endroit où vous serez en stage. À défaut de disponibilité par ceux-ci durant votre période de stage, vous avez droit à un montant de cinq cent quatre-vingt dollars (580 $) par période de stage pour l’hébergement.
Par ailleurs, si vous effectuez la majorité de votre formation dans un GMF-U en région éloignée (voir l’Annexe I de la circulaire), vous serez logés par votre GMF-U et, si ce n’est pas le cas, vous recevrez cinq cent quatre-vingt dollars (580 $) par période de stage pour les frais d’hébergement ainsi que les frais de transport et de subsistance applicables durant les stages effectués dans ce GMF-U.
Les procédures quant aux demandes de remboursement varient d’un établissement à l’autre et vous devrez vous en informer auprès de l’établissement qui vous reçoit en stage. Ceci dit, vous devrez probablement remplir un formulaire et soumettre des pièces justificatives pour recevoir vos remboursements.
Objet
Cette circulaire vise à présenter les modalités de remboursements des frais de déplacement des résidents ainsi que les critères d’admissibilité à ces remboursements.
Contexte
Une entente collective est intervenue entre le ministre de la Santé et des Services sociaux et la Fédération des médecins résidents du Québec. Celle-ci prévoit à l’article 19.06 que les frais de déplacement pour les résidents sont sous la responsabilité des établissements selon les modalités de la présente circulaire.
Ces modalités de remboursement des frais de déplacement entrent en vigueur le 1er juillet 2019 et demeurent en vigueur jusqu’au renouvellement de l’entente.
Modalités
CHAMP D’APPLICATION ET DÉFINITIONS
Cette circulaire présente les remboursements admissibles s’adressant exclusivement au résident qui effectue un stage obligatoire au Québec. Ce stage doit être effectué dans un établissement situé à plus de 50 kilomètres (km) d’une faculté de médecine québécoise ou du port d’attache du résident. L’allocation de transport est établie selon l’outil d’estimation des distances routières de Transports Québec.
- Dans la présente circulaire, à moins que le contexte n’indique un sens différent, on entend par :
«Résident»: Résident, excluant le moniteur clinique, au sens de l’article 1.04 de l’entente intervenue entre le ministre de la Santé et des Services sociaux et la Fédération des médecins résidents du Québec
« Déplacement » : Déplacement autorisé et effectué par un résident dans l’exercice de ses attributions, et au cours duquel il supporte notamment des frais de transport, d’hébergement et de subsistance.
« Port d’attache » : Pour le résident en médecine de famille, le port d’attache correspond au Groupe de médecine de famille Universitaire (GMF-U) auquel il est assigné et où il effectue la majorité de ses stages pour une année académique.
Pour le résident dans une spécialité autre que la médecine de famille, le port d’attache correspond à l’établissement où il effectue la majorité de ses stages pour une année académique.
«Année»: L’année d’application est du 1er juillet au 30 juin de l’année suivante.
« Stage obligatoire» : Au sens de la présente circulaire, comprend tout stage obligatoire exigé par le programme universitaire et relié aux compétences à acquérir en vue de l’obtention d’un certificat de spécialiste du Collège des médecins du Québec (CMQ) ou du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada (CRMCC) ou du Collège des médecins de famille du Canada (CMFC).
« Période de stage » : Période d’une durée de 28 jours.
« Transport en commun »: transport collectif visant à transporter plusieurs personnes simultanément, et ce, sur un même trajet. Il est généralement accessible en contrepartie d’un titre de transport, tel qu’un billet. Par exemple, on entend par moyen de transport en commun l’autobus, le métro, le train.
PRINCIPES GÉNÉRAUX
- La présidente-directrice générale ou le président-directeur général de l’établissement vers lequel le résident effectue son déplacement est imputable de la gestion et de l’application de la présente circulaire dans une orientation visant l’utilisation optimale des ressources humaines, matérielles et financières requises lors des déplacements effectués par des résidents afin de permettre l’organisation et la réalisation de stages.
- Pour être remboursables, les frais de déplacement doivent être nécessaires, raisonnables, encourus en vue d’une prestation de travail répondant aux conditions de la présente circulaire. La présidente-directrice générale ou le président-directeur général de l’établissement s’assure que le résident complète un formulaire de compte de dépenses incluant des pièces justificatives appropriées aux circonstances du déplacement. De plus, dans la mesure du possible, le transport en commun ou le co-voiturage est favorisé.
Les frais de transport aller et retour habituellement assumés par un résident pour se rendre à son établissement à partir de son domicile ne sont pas remboursables. Il en est de même pour les frais de transport aller et retour pour se rendre de son établissement à son domicile pour y prendre ses repas.
Pour pouvoir bénéficier des frais de déplacement prévus par la présente circulaire, le résident doit loger durant la période de stage à 50 km ou moins dudit lieu de stage. Toutefois, sauf pour les résidents visés par l’article 9 d), s’il s’agit de son domicile principal, le résident ne bénéficie d’aucun remboursement dans le cadre de la présente entente.
Le résident visé à l’ article 9 d) de la présente circulaire doit loger durant la période stage sur le territoire où il effectue son stage afin de bénéficier des indemnités prévues. La Présidente directrice générale ou le Président directeur général de l’établissement a la responsabilité de s’assurer que le résident loge à l’intérieur du territoire. - Si le résident s’absente plus de cinq (5) jours lors d’une période de stage, il ne bénéficie d’aucun remboursement dans le cadre de la présente circulaire pour cette période de stage et ce, si ces absences résultent en une non- validité du stage.
De plus, le résident qui ne peut compléter sa période de stage pour une absence prolongée en vertu des articles 26 (Droits parentaux) et 28 (Régime d’assurance vie, maladie et salaire) continue de bénéficier des modalités de l’article 9 de la présente circulaire et ce, pour une durée ne pouvant excéder 28 jours suivant le début de cette absence. Le résident doit alors faire la preuve qu’il a continué à résider au logement visé par l’article 9 durant la période en cause afin de bénéficier des modalités des frais d’hébergement.
INDEMNITÉS REMBOURSABLES LORS D’UN DÉPLACEMENT
- Le résident qui utilise les moyens de transport en commun pour effectuer un déplacement est remboursé pour le coût réel du moyen de transport en autant qu’il n’excède pas le coût qui aurait été généralement payé en vertu de l’article 6 ou 7 de la présente circulaire.
- Le résident qui est amené à utiliser son véhicule automobile personnel aux fins d’un déplacement reçoit, pour toute la distance parcourue au cours d’une même année, une indemnité établie selon les modalités suivantes :
- Indemnité de kilométrage
- jusqu’à 8 000 km 0,440 $ / km
- plus de 8 000 km 0,395 $ / km
- Indemnité additionnelle
Le résident qui utilise son véhicule automobile personnel aux fins d’un déplacement dans la circonstance particulière ci-dessous énumérée, a droit à une indemnité additionnelle de 0,110$ par kilomètre ainsi parcouru:
- Le transport d’au moins trois (3) résidents incluant le conducteur, autorisés par la présente circulaire.
- Indemnité de kilométrage
- Le transport en avion est autorisé pour les trajets de plus de 800 km. Le remboursement des frais réels est autorisé jusqu’à concurrence du coût moyen correspondant à un déplacement en classe économique, réservé quatre (4) semaines à l’avance.
- Le résident bénéficie des frais de transport pour un maximum de deux (2) allers-retours par période de stage.
- Le résident amené à effectuer un déplacement durant une période de stage selon les modalités prévues à la section champ d’application et définition bénéficie des frais d’hébergement encourus selon les modalités suivantes :
- Dans la mesure du possible, l’établissement fournit un logement au résident en déplacement pour un stage et ce, pour toute la durée de son stage. Dans une telle situation, l’établissement bénéficie d’un remboursement maximal de 580,00 $. Le logement doit être en bon état de propreté, d’habitabilité, de sécurité et de salubrité. Il doit être accessible en tout temps et détenir les commodités de base (cuisine, salle de bain, etc.). Lorsqu’il cesse de bénéficier de ce logement, le résident est tenu de le remettre dans l’état où il l’a reçu, mais il n’est pas tenu des changements résultant de la vétusté, de l’usure normale du logement ou d’une force majeure. De plus, le résident est tenu de réparer toute perte, dégradation ou changement au logement, à moins qu’il ne prouve que ces pertes ne sont pas dues à sa faute ou à celle des personnes à qui il permet l’accès au logement.
- Si une Association de médecins résidents ou la Fédération des médecins résidents du Québec (FMRQ) fournit un logement au résident en déplacement pour une période de stage, l’établissement rembourse à la FMRQ, pour la période visée et après réception des pièces justificatives appropriées, le montant prévu à l’annexe II, jusqu’à concurrence d’un remboursement maximal de 580,00 $. Le logement doit être en bon état de propreté, d’habitabilité, de sécurité et de salubrité. Il doit être accessible en tout temps et détenir les commodités de base (cuisine, salle de bain, etc.). Lorsqu’il cesse de bénéficier de ce logement, le résident est tenu de le remettre dans l’état où il l’a reçu, mais il n’est pas tenu des changements résultant de la vétusté, de l’usure normale du logement ou d’une force majeure. De plus, le résident est tenu de réparer toute perte, dégradation ou changement au logement, à moins qu’il ne prouve que ces pertes ne sont pas dues à sa faute ou à celle des personnes à qui il permet l’accès au logement.
- Si le résident ne bénéficie pas d’un logement fournit par l’établissement ou par une Association de médecins résidents ou par la FMRQ, le résident en déplacement pour un stage a droit au remboursement des frais d’hébergement jusqu’à concurrence de 580,00$ par période de stage.
- Le résident dont le port d’attache est situé dans un des GMF-U d’un territoire visé à l’arrêté ministériel 97-02 et désigné à l’annexe I de la présente circulaire bénéficie, pour chaque période de stage effectuée à ce GMF-U et selon les mêmes modalités et conditions de cette circulaire, du remboursement des frais de logements encourus selon les modalités de l’article 9 a), b) ou c).
- Le résident amené à effectuer un déplacement durant une période de stage bénéficie des frais de subsistance encourus selon les modalités suivantes :
- Le résident a droit à une indemnité forfaitaire de 225,00 $ par période de stage pour compenser les frais de subsistance encourus lors du déplacement.
- Si l’établissement fourni en partie ou en totalité les frais de subsistance, le résident est remboursé au prorata des avantages ainsi reçus.
Cette annexe fait état des GMF-U situés dans un des territoires désignés à l’arrêté ministériel 97-02.
Région | GMF-U |
|---|---|
1 | GMF-U de Trois-Pistoles |
1 | GMF-U de Rimouski |
2 | GMF-U d’Alma |
8 | GMF-U de Rouyn-Noranda |
8 | GMF-U de la Vallée de l’Or |
8 | GMF-U des Aurores Boréales – La Sarre |
8 | GMF-U Les Eskers d’Amos |
9 | GMF-U de Manicouagan |
11 | GMF-U de Gaspé |
11 | GMF-U Baie-des-Chaleurs |
15 | GMF-U Mont-Laurier |
Si une Association de médecins résidents ou la FMRQ fournit un logement à un résident ayant droit aux remboursements des frais d’hébergement prévus à la présente Circulaire en vertu de l’article 9 b), l’établissement rembourse, directement la FMRQ, les frais d’hébergement du résident.
Ces remboursements ne peuvent excéder le coût réel de cet hébergement assumé par l’Association de médecin résident ou la FMRQ et ce, jusqu’au le maximum prévu à l’article 9 b), par période de stage, selon le lieu où le résident est hébergé.
Le comité prévu à l’article 19.07 déterminera, annuellement, les coûts réels et ce, conformément au maximum prévu à l’article 9 b). Ces coûts seront mis à jour par les parties au plus tard 1 er mai de chaque année, à défaut de quoi les remboursements sont réputés avoir pris fin.
Capsule d'information
Frais de transport, d'hébergement et de subsistance : les remboursements auxquels vous avez droit
Afin de bien comprendre ce à quoi vous avez droit, voici quelques notions essentielles.
Définitions importantes
Port d’attache
- En médecine de famille → C’est le GMF-U auquel vous êtes affecté·e et où vous effectuez la majorité de vos stages pour une année universitaire.
- Dans une autre spécialité → C’est l’établissement où vous effectuez la majorité de vos stages pour une année universitaire.
Stage obligatoire
Tout stage exigé par le programme universitaire et relié aux compétences à acquérir en vue de l’obtention d’un certificat de spécialiste du CMQ, du CRMCC ou du CMFC.
—
Critères d’admissibilité
Les critères suivants doivent TOUS être satisfaits pour que vos frais de transport, de subsistance et d’hébergement soient remboursés.
- Le stage doit être obligatoire.
- Le stage doit s’effectuer à plus de 50 km de votre port d’attache.
- Le stage doit s’effectuer à plus de 50 km de votre domicile principal.
- Le stage doit être effectué au Québec.
—
Ce à quoi vous avez droit
Transport
Un remboursement de deux allers-retours par période de stage (28 jours) à raison de 0,440 par kilomètre. Le calcul du kilométrage doit se faire obligatoirement par le site Transport Québec.
Il est également possible de vous faire rembourser deux allers-retours en avion par période de stage (28 jours), si le stage est à plus de 800 km de votre port d’attache.
Le covoiturage est aussi favorisé. Si vous conduisez deux collègues et plus, vous avez droit à une indemnité additionnelle.
Subsistance
225 $ par période de stage (28 jours)
Hébergement
En premier lieu : Un logement fourni par l’établissement
Communiquez avec votre établissement qui vous indiquera si un logement est mis à votre disposition. *Les établissements qui fournissent un logement sont généralement en région, à l’exception de l’Hôpital Charles-Lemoyne.
En deuxième lieu : Un logement fourni par la FMRQ
Si aucun logement n’est fourni par l’établissement ET que votre stage est dans la région de Montréal, vous devez faire une demande de logement auprès de la FMRQ.
Pour réserver une place dans un des trois logements de la FMRQ situés à Montréal :
- remplissez le formulaire de Demande réservation de logement de la FMRQ;
- faites signer le formulaire par votre directeur ou directrice de programme ou son représentant·e;
- envoyez le formulaire à logements@fmrq.qc.ca.
En troisième lieu : Un remboursement de 580$/28 jours
Si aucun logement n’est fourni par votre établissement ou par la FMRQ, vous devrez trouver vous-même un logement et serez admissible à un remboursement de 580 $ par période de 28 jours.
À qui faire votre demande de remboursement?
À la direction de l’enseignement de l’établissement qui vous reçoit en stage. C’est lui qui est responsable de vous rembourser vos frais de transport, de subsistance et de logement, s’il y a lieu.
Comment faire votre demande?
À la fin du stage, vous devez remplir le formulaire de Demande de remboursement des frais de transport, de subsistance et d’hébergement ou celui fourni par l’établissement où vous effectuez votre stage. Vous devez ensuite le remettre à la direction de l’enseignement de cet établissement. N’oubliez pas que vous devez fournir des pièces justificatives pour chacune de vos dépenses.
Des règles particulières s’appliquent si vous faites votre résidence en régions désignées dans un des GMF-U suivants :
- GMF-U de Trois-Pistoles
- GMF-U de Rimouski
- GMF-U d’Alma
- GMF-U de Rouyn-Noranda
- GMF-U de la Vallée de l’Or
- GMF-U des Aurores boréales – La Sarre
- GMF-U Les Eskers d’Amos
- GMF-U de Manicouagan
- GMF-U de Gaspé
- GMF-U Baie-des-Chaleurs
- GMF-U Mont-Laurier
Quand votre résidence a lieu dans un de ces GMF-U, vous êtes automatiquement admissible au remboursement des frais de transport, de subsistance et d’hébergement. Vous n’avez pas besoin de remplir les critères d’admissibilité mentionnés en page 1.
Attention! Si vous faites un stage attesté obligatoire par votre directeur ou directrice de programme et que ce stage a lieu à plus de 50 km de votre GMF-U situé dans une région désignée, vous devez faire une demande de remboursement des frais de transport, de logement et de subsistance auprès de l’établissement qui vous reçoit en stage. Les critères d’admissibilité énoncés à la page 1 de ce document s’appliquent. Veuillez noter que pendant ce stage, votre GMF-U d’attache ne vous remboursera plus les frais qu’il vous versait lorsque vous étiez chez eux.