Dossier du résident
L’établissement reconnaît qu’il lui incombe d’assurer la bonne tenue du dossier du résident.
Interprétation
Chaque établissement dans lequel vous travaillez conserve votre dossier d’employé, lequel comprend les documents énoncés à l’article 8.02. L’article fait référence au dossier de l’établissement, qu’il ne faut pas confondre avec votre dossier de postdoctorant tenu par l’université. Ainsi, si vous avez besoin de votre dossier universitaire, vous devez communiquer avec le bureau du vice-décanat de votre faculté.
Informations contenues dans le dossier
- le formulaire d’emploi ;
- les formulaires de déductions à la source ;
- les informations écrites au sujet de l’activité du résident transmises par un comité du Conseil des médecins, dentistes et pharmaciens, un chef de département clinique ou le directeur des services professionnels.
- les rapports d’examens médicaux;
- les formulaires d’assurance;
- les avis ou jugements de cours de justice impliquant l’établissement et le résident;
- toute demande de renseignement ou de congé;
- tout avis disciplinaire ou autre.
Consultation du dossier
Le résident peut consulter ce dossier en tout temps durant les heures normales de bureau et obtenir copie de toute pièce et de tout document qui s’y trouvent et peut, s’il le désire, joindre sa version des faits à un document apparaissant à ce dossier.
Le résident peut se faire accompagner d’un représentant de l’association lors de la consultation de son dossier.
Interprétation
Selon le Code civil du Québec, R.L.R.Q. c. CCQ-1991 et la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, R.L.R.Q. c. A-2.1, votre dossier d’employé ne doit comprendre que les renseignements pertinents à l’objet dudit dossier. Ce dernier doit demeurer confidentiel étant donné votre droit fondamental à la vie privée. À cet égard, l’établissement ne pourra pas communiquer votre dossier à des tiers, sauf s’il obtient votre consentement ou en raison de l’autorisation de la loi.
Au surplus, vous pouvez consulter votre dossier d’employé gratuitement et en obtenir copie. Il sera généralement disponible pour consultation à la direction de l’enseignement de l’établissement. Également, en vertu de la loi, vous pourriez faire une demande de rectification, de correction ou de suppression si des renseignements étaient inexacts, incomplets ou équivoques.
Rapport d’évaluation
Si, dans les trente (30) jours qui suivent la fin d’un stage, le résident n’a pas reçu le rapport d’évaluation, il adresse une demande au directeur du programme, qui voit à l’obtenir sans délai. Il en est de même de l’évaluation de mi-stage ou de toute évaluation formative, lorsque les règles universitaires ou l’usage l’exigent.
Interprétation
Les évaluations de stage ne font pas partie du dossier du résident détenu par l’établissement. Toutefois, le résident peut demander à sa direction de programme copie de son évaluation dans les trente (30) jours de la fin du stage. Dans certaines universités, le résident reçoit une évaluation mi-stage. Dans ce cas, il est important que cette évaluation soit mise à la disposition du résident dans des délais raisonnables.
Solde de jours de congé
Dans les sept (7) jours ouvrables suivant une demande du résident, l’établissement lui communique son solde de jours de congé (vacances, jours de congrès, d’étude, congés fériés travaillés accumulés), y compris les congés reportés de l’année précédente.
Interprétation
L’établissement a l’obligation de vous fournir le nombre de jours restant dans vos banques de congés, c’est-à-dire vos vacances, vos jours de congrès, vos congés pour étude, vos congés fériés travaillés accumulés et vos congés reportés de l’année précédente (études, congrès et vacances) dans les sept (7) jours ouvrables après que vous en ayez fait la demande. Normalement, la direction de l’enseignement sera responsable de vous fournir ces informations.