Politique de confidentialité
Dernière mise à jour le 26 juin 2026
1. Champ d’application et portée
La présente Politique de confidentialité décrit comment la Fédération des médecins résident·e·s du Québec (« FMRQ », « nous ») recueille, utilise conserve et communique vos renseignements personnels lorsque vous faites affaire avec la FMRQ, ou l’une de ses associations affiliées, notamment lorsque vous adhérez comme membre, lorsque vous utilisez la plateforme members.fmrq.qc.ca et la version mobile de l’application ou lorsque vous communiquez avec nous.
Un « renseignement personnel » est défini comme tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
La présente Politique de confidentialité est établie en conformité des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (c. P-39.1) et ses règlements afférents.
2. Consentement
Lors de votre adhésion à titre de membre, nous obtenons votre consentement à la collecte, l’utilisation, la conservation et la communication de vos renseignements personnels conformément à la présente Politique de confidentialité, tel qu’elle peut être mise à jour ou modifiée de temps à autre.
Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles applicables.
3. Renseignements personnels que nous collectons
Nous collectons notamment les renseignements personnels suivants :
• Identification : numéro de résident·e, courriel(s), prénom, nom, adresse postale, numéro de téléphone, genre, établissement de santé d’attache, langue préférée;
• Profil : informations que vous pouvez ajouter sur nos plateformes (photo, biographie, intérêts, etc.);
• Contenu : publications, commentaires, messages privés, fichiers téléversés, réactions;
• Activité : journaux de connexion, interactions dans les groupes, notifications, préférences;
• Données techniques : adresse IP, type d’appareil, navigateur, témoins de session, identifiants d’application;
• Validation d’inscription : numéro de résident·e + code d’enregistrement, validés auprès du CRM CiviCRM de la FMRQ.
4. Objectifs de la collecte des renseignements personnels
La FMRQ recueille, utilise, conserve et communique vos renseignements personnels pour gérer et mener ses activités et sa mission qui a pour objet l’étude, la défense, et le développement des intérêts financiers, sociaux, moraux, académiques et professionnels des associations affiliées et de ses membres, ainsi que pour les fins suivantes :
• Procéder à votre adhésion;
• Gérer et maintenir votre dossier;
• Vérifier votre identité;
• Vous reconnaître sur nos plateformes et identifier vos préférences;
• Offrir les services de la FMRQ ou des associations affiliées;
• Communiquer avec vous notamment pour vous transmettre de l’information en lien avec la résidence;
• Répondre aux questions, aux demandes et conseils;
• Vous inviter à des événements, organiser des activités et effectuer des sondages;
• Améliorer les plateformes (statistiques agrégées et anonymisées);
• Gérer les risques, la sécurité et la conformité réglementaire.
5. Moyens de la collecte des renseignements personnels
La FMRQ recueille les renseignements personnels auprès de vous de plusieurs façons, sous formes verbale, écrite ou électronique, via ses plateformes, par téléphone, par courriel et par la poste, y compris, mais sans s’y limiter, lorsque vous :
• Devenez membres (formulaire d’adhésion);
• Participez à nos événements, activités ou sondages;
• Visitez nos plateformes et utilisez notre application mobile;
• Communiquez avec nous pour toutes questions.
6. Communication des renseignements personnels
L’accès aux renseignements personnels est limité aux employés de la FMRQ et aux partenaires spécifiquement autorisés par la FMRQ et qui ont besoin de ces renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions.
La FMRQ ne communique pas les renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles les renseignements personnels ont été recueillis conformément à la présente Politique de confidentialité. Ainsi, la FMRQ peut communiquer des renseignements personnels à des tiers qui collaborent avec la FMRQ à titre de mandataire, sous-traitant, fournisseur ou partenaire. Nous limitons la communication de vos renseignements personnels à ces tiers uniquement pour ce qui est nécessaire aux fins de la livraison du produit ou la prestation de services pour laquelle ces tiers ont été engagés. La FMRQ prend des mesures contractuelles et autres moyens raisonnables pour offrir un niveau de protection comparable au nôtre pour la protection des renseignements personnels.
Nous n’autorisons pas nos mandataires, sous-traitants, fournisseurs et partenaires à utiliser ou à communiquer les renseignements personnels à leurs propres fins commerciales ou autres. La FMRQ ne vend pas vos renseignements personnels.
Certains de nos mandataires, sous-traitants, fournisseurs et partenaires peuvent être situés à l’extérieur du Québec ou dans d’autres pays.
La FMRQ peut également communiquer vos renseignements personnels à tiers comme l’exige ou le permet la loi.
7. Conservation des renseignements personnels
La FMRQ conserve les renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire selon les exigences de la loi ou utile aux fins déterminées. La FMRQ peut également conserver certains de vos renseignements personnels pendant une durée raisonnable à des fins juridiques, administratives ou de conformité.
8. Sécurité
La FMRQ prend des mesures raisonnables afin de protéger les renseignements personnels et utilise des mesures de sécurité qui correspondent à leur degré de sensibilité. Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité technologiques, physiques et contractuelles pour protéger vos renseignements personnels, incluant par exemple le chiffrement HTTPS, les mots de passe chiffrés, le contrôle d’accès, la journalisation, les sauvegardes et les mises à jour de sécurité. Toutefois, aucune mesure ne peut garantir une sécurité absolue.
Ainsi, la FMRQ ne fait aucune déclaration ni garantie quant à la sécurité absolue des renseignements personnels. Vous reconnaissez que vous fournissez vos renseignements personnels à la FMRQ en pleine connaissance de ces risques.
La FMRQ a l’obligation de vous aviser et d’aviser la Commission d’accès à l’information si un incident de confidentialité concernant vos renseignements personnels présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé.
9. Renseignements personnels concernant les enfants de moins de 14 ans
La FMRQ ne collecte pas sciemment des renseignements personnels sur des enfants de moins de 14 ans.
10. Témoins et technologies de suivi
La plateforme membre utilise des témoins de session essentiels au fonctionnement (authentification, préférences). Elle peut aussi utiliser des témoins analytiques pour mesurer l’usage agrégé.
Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les témoins, mais certaines fonctionnalités pourraient être affectées.
L’application mobile utilise des identifiants d’appareil et de notifications « push » fournis par votre système d’exploitation.
11. Exactitude des renseignements personnels
La FMRQ prend des mesures raisonnables pour veiller à ce que les renseignements personnels recueillis soient exacts, complets et à jour.
Toutefois, il est de votre responsabilité de vous assurer de l’exactitude des renseignements personnels que vous nous soumettez et vous devez nous informer de tout changement aux renseignements personnels fournis.
12. Vos droits
Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (c. P-39.1), vous disposez des droits suivants :
• Accès : Vérifier les renseignements personnels que la FMRQ détient sur vous;
• Suppression : Supprimer vos renseignements personnels de nos dossiers, sous réserve des obligations légales de la FMRQ;
• Rectification des renseignements inexacts ou incomplets;
• Cessation de la diffusion d’un renseignement personnel et désindexation d’un hyperlien (« droit à l’oubli »);
• Portabilité : Obtenir vos renseignements personnels dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
• Retrait du consentement
Pour le traitement de toute demande, nous pouvons demander de vous identifier et de fournir des preuves d’identité afin d’éviter toutes demandes d’accès frauduleuses ou non autorisées.
La FMRQ s’engage à traiter toute demande à l’égard de vos renseignements personnels de manière diligente.
13. Responsable de la protection des renseignements personnels et coordonnées
Pour toutes questions en lien avec la présente Politique de confidentialité ou sur la manière dont la FMRQ recueille, utilise, conserve et communique vos renseignements personnels, ou si vous désirez exercer un droit à l’égard de vos renseignements personnels, vous devez écrire au Responsable de la protection des renseignements personnels, par courriel ou par la poste.
Responsable de la protection des renseignements personnels : Me Audrey Laganière, directrice des affaires juridiques et des affaires corporatives à la FMRQ.
Pour contact : Courriel : info@fmrq.qc.ca Adresse postale : 1000, rue Sherbrooke Ouest, bureau 800, Montréal, Québec, H3A 3G4 Téléphone : 514-282-0256
14. Modifications et mises à jour de la Politique de confidentialité
Nous pouvons apporter des modifications et des mises à jour à la Politique de confidentialité de temps à autre, notamment pour nous conformer aux lois en vigueur ou en fonction de l’évolution des activités et des technologies utilisées.
Toute modification apportée à la Politique de confidentialité sera affichée sur notre site Web (section Politique de confidentialité – Date de la dernière mise à jour).
Si nous apportons des changements majeurs à la Politique de confidentialité qui modifient substantiellement la façon dont nous traitons les renseignements personnels, nous déploierons les meilleurs efforts afin de vous en aviser, soit en publiant un avis sur le site Web ou sur l’une de nos plateformes, ou par courriel.
Le fait de continuer à utiliser nos services, plateformes ou sites Web après la publication ou la communication d’une modification signifie que vous acceptez et donnez votre consentement aux modalités révisées de la Politique de confidentialité.